De quoi s’agit t’il ?
Allo Accueil assure la réception de vos appels dès que vous activez le transfert de vos appels vers notre permanence téléphonique. Nous prenons vos appels, vos messages et nous vous les adressons par émail.
Déroulement d’un appel :
1) Réception de l’appel :
Une secrétaire va réceptionner vos appels et prendre vos messages en fonction des consignes qui ont été définies dans notre document Cahier des Charges. Nos secrétaires relèvent les coordonnées de l’appelant, l’objet de l’appel ou toute autre information que vous souhaitez (Une reformulation est effectuée afin de saisir au mieux l’objet de l’appel).
par exemple :
-
- saisie de réf dossier pour un cabinet d’avocat,
- Adresse émail,
- date de naissance,
- etc…
2) envoi du Message :
A l’issue de l’appel, nous vous adressons immédiatement votre message par émail. Vous pouvez le consulter sur votre ordinateur par votre logiciel de messagerie, sur notre interface client, et également sur votre Smartphone. Vous êtes averti en temps réel de vos messages. Les messages peuvent également être envoyés par SMS ou Fax.
3) Réponse à un message :
Vous pouvez également répondre à un message que nous vous adressons en nous indiquant des consignes. Nous appelons votre client / patient selon vos instructions de rappel. Dès réalisation de vos consignes, nous vous adressons un émail qui vous confirme la bonne exécution de la tâche. Tous les messages sont historisés et consultables à n’importe quel moment dans l’interface client.
Par exemple :
-
- vous pouvez nous demander de décaler un RDV,
- demander des documents,
- ou donner une information à vos contacts.