Vous trouverez ci-dessous les questions qui nous sont le plus fréquemment posées avec leurs réponses.
Allo Accueil, c’est réseau de secrétaires formées, toutes issues du monde de la permanence Téléphonique, Relation Client.
Nos secrétaires prennent le temps de qualifier les demandes avec amabilité, sourire et professionnalisme dans le respect de vos consignes.
En dehors des horaires de fonctionnement souhaité, nous mettons en place un message de répondeur personnalisé :
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- par exemple :
- « Cabinet de me XXX, l’accueil téléphonique est ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30. Merci de renouveler votre appel. »
- par exemple :
Nous pouvons également mettre en place un message de répondeur + enregistreur (pour Plus d’infos, cliquez ici)
Allo Accueil a développé un document pour la gestion de vos consignes afin de répondre aux questions les plus fréquemment posées.
Cela nous permet de répondre aux questions les plus simples, sans vous déranger :
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- par exemple :
- pouvons nous communiquer voter email ?
- Comment accéder au cabinet / entreprise ?
- devons nous vous transférer les appels de vos confrères ?
- etc …
- par exemple :
La technologie informatique et téléphonique utilisée permet de remonter sur les écrans de nos secrétaires toutes les informations concernant votre dossier.
Dès qu’un appel qui vous est destiné arrive chez nous, nous savons alors quelle est la phrase d’accueil à prononcer, quelles sont vos consignes, quelles sont les instructions à suivre.
Tout a été préparé avec vous lors de la mise en place de votre installation. Les instructions / consignes peuvent être mises à jour en permanence.
Nous avons à notre disposition des outils informatiques et téléphoniques qui nous donnent une image très précise des flux d’appels :
cela nous permet donc d’adapter à tout moment de la journée le nombre de secrétaires présentes en fonction du nombre d’appels reçus. L’attente est donc toujours la plus faible possible.
Une fois que nous avons reçu votre bon de commande, nous allons vous faire parvenir un document adapté à votre secteur d’activité (cabinet d’avocat, entreprise) pour la gestion de vos consignes. Une fois ce document complété et retourné par email ou fax à nos services, nous procéderons à la création de votre compte :
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- Nous enregistrons vos consignes,
- Nous procédons à la création de votre N° de Tél pour le transfert de vos appels,
- Nous vous attribuons vos codes d’accès
- Nous vous contactons pour la prise en main de l’interface client et finalisation / personnalisation de vos consignes.
Votre compte peut être opérationnel en quelques heures sous réserve de la réception de vos documents.
Allo Accueil vous offre une période d’essai gratuit de 5 jours ouvrés consécutifs.
Pendant cette période, nous prenons tous vos appels (entrants et sortants) et SMS à notre charge. Il n’y a pas de facturation.
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- Vous bénéficiez d’un essai grandeur nature avec accès à votre interface client,
- Vous avez accès à l’agenda en ligne
- Nous gérons vos consignes
- Vous bénéficiez des services souscrits.
A l’issue de la période d’essai, vous recevrez une facture à « 0 » avec un détail des appels traités.
Pour plus d’information, vous pouvez consulter la section » Offre d’essai » en cliquant ici.
Il ne vous est pas nécessaire de changer de N° de Tél pour utiliser nos services.
Nous vous fournissons un N° de transfert vers lequel vos appels son transférés vers Allo Accueil.
Ce N° de téléphone est Obligatoire et Important :
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- Il nous permet de savoir que les appels sont pour vous et non pas pour quelqu’un d’autre.
- Cette identification nous permet Surtout de répondre en votre nom et selon vos consignes.
- Vous n’êtes pas obligé de nous prévenir quand vous activez / désactivez le transfert d’appels vers notre permanence téléphonique.
Nous vous rappelons qu‘il ne vous est pas nécessaire de nous prévenir lors de l’Activation / Désactivation du transfert de votre ligne vers Allo Accueil.
Pour activer le transfert d’appel, vous devez vous reporter aux directives de votre opérateur de téléphonie et / ou fournisseur d’internet et / ou fabricant de matériel.
Par exemple chez ORANGE :
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- Activation :
- Décrocher le combiné,
- Composer sur votre clavier : *21* suivi du N° de Tél que nous vous avons attribué et appuyer sur #,
- Raccrocher.
- Désactivation :
- Décrocher le combiné,
- Composer : #21# et attendre la tonalité,
- Raccrocher.
- Activation :
L’intégralité de la Solution informatique UBICENTREX utilisée par Allo Accueil est conforme aux nouvelles règles en vigueur pour le Renforcement de la Protection des Données Personnelles des individus de l’union Européenne (RGPD du 28 mai 2018).
Afin d’optimiser la rapidité, l’interactivité, la sécurité, vos données sont sauvegardées en permanence.
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- Accès sécurisé par mot de passe,
- Echange de données protégées par technologie SSL ( Https)
- Sauvegarde récurrente et simultanée sur disques durs redondants,
- Aucune donnée n’est sauvegardée localement.
Chez Allo Accueil, toutes nos équipes sont soumises au secret professionnel.
L’accès à l’interface client se fait sur un espace sécurisé Https
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- Chaque utilisateur dispose d’un identifiant et mot de passe personnel,
- Chaque utilisateur dispose de droits spécifiques (consultation, modification instruction, accès aux données de contact, etc…)
- Tous les mouvements sur votre compte sont historisés.
Les factures sont réglables par prélèvement automatique.
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- Plus besoin d’adresser de chèque, pas de risque d’oublis et de relances,
- Vous n’avez plus à vous occuper de la gestion de votre réglement.
Nous vous adressons une autorisation de prélèvement à l’issue de la période d’essai que vous complétez nous retournez par fax ou email accompagné de votre RIB.
Le nombre d’appels reçus de doit pas être le critère à retenir pour faire appels à nos services.
Pour nous, chaque appel est important.
Faire appel à nos services vous garantit de ne perdre aucun appel et de fournir ainsi à vos interlocuteurs un accueil chaleureux et professionnel du lundi au vendredi de 8h à 19 h sans interruption.
Chez Allo Accueil, nous vous adressons votre facture chaque début de mois.
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- Chaque facture reprend le volume d’appel du mois écoulé et les options souscrites.
- A l’issue du 1er mois, vous recevez 2 factures : une à « zéro » correspondant à la periode d’essai et une facture avec les appels traités après la période d’essai.
- Faire appel aux services téléphoniques d’Allo Accueil permet avant tout de ne perdre aucun appel.
- La relation humaine avec la réponse chaleureuse d’une secrétaire sera préférée au bip impersonnel d’un répondeur ou d’une Non-réponse.
- Allo Accueil vous transfère vos appels et messages selon vos instructions.
- Vous économisez sur vos frais de personnel ainsi que vos frais de structure,
- Vous augmentez votre disponibilité pour vos clients,
- Vous vous affranchissez des problèmes inhérents à l’accueil téléphonique ( Gestion du personnel, matériel, logiciel)
- Vous restez joignable à tout moment et recevez vos messages en temps réel par email ou SMS.
Le client, souhaitant mettre fin au contrat, doit faire parvenir par fax ou email son intention de non renouvellement à Allo Accueil avant la fin du mois en cours. Toute résiliation intervenant à partir du 1er jour du mois suivant fera courir de plein droit les abonnements et consommations du mois entamé.