Extrait de l’article paru dans le N° 12 – hiver 2022 – ACTU des BARREAUX
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En plus de l’élaboration de stratégies nécessaires au développement de leurs cabinets, les avocats doivent se plier aux exigences de tâches annexes et courantes administratives et comptables qu’impose une gestion quotidienne. En conséquence, seule une part plus faible du temps dont il dispose permet à l’avocat de se consacrer pleinement à l’exercice de sa profession.
La plupart de ces tâches sont de surcroit peu ou non rémunératrices. Parmi elles, le traitement des appels téléphoniques, des courriers et des e-mails, la programmation des rendez-vous, la mise à jour de la comptabilité ou la gestion des factures.
Des solutions digitales permettent cependant de libérer un précieux gain de temps – vecteur essentiel de la rentabilité du cabinet – et d’élever un niveau de productivité en optimisant une gestion efficace des tâches courantes.
Des plateformes de télésecrétariat prennent notamment en charge les appels des clients, contribuant à une tenue parfaite de l’agenda du cabinet. Spécialiste de la permanence téléphonique et de la téléconsultation avec transaction sécurisée, Allo Accueil s’occupe en particulier de gérer les appels et l’organisation des plannings.
« Les prises d’appel sont continues de 8 heures à 19 heures », explique Pierre Deschamps, responsable de la société Allo Accueil . « En terme d’efficacité, ajoute-t-il, nous nous occupons des appels entrants mais aussi des appels sortants ». « Nous allons dans ce cas saisir un certain nombre d’informations à l’attention de l’avocat à qui nous allons immédiatement transmettre un e-mail ou un texto pour lui indiquer qu’il a reçu un message », précise le dirigeant.
« Nos services ont pour particularité de permettre à l’avocat d’apporter à son tour une réponse à l’appelant », souligne-t-il. « Une fois sa réponse transmise, nous lui indiquons aussitôt les conditions dans lesquelles l’envoi de sa réponse a été effectué afin d’établir un suivi. »
« En terme de rentabilité, l’avocat a pour avantage de ne payer que le service demandé », indique le dirigeant, soulignant qu’il s’agit « d’une charge variable et non d’une charge fixe. » « En plus de cet aspect financier, observe-t-il, les avocats apprécient le maintien d’un lien permanent avec leurs clients. »
« Soumis au secret professionnel », les collaborateurs d’Allo Accueil interviennent uniquement sur demande de l’avocat et « ils n’appellent jamais de leur propre initiative ». Ils n’ont en outre aucun accès à « l’information liée à la relation entre l’avocat et son client ». « Nous travaillons avec la solution Ubicentrex, ajoute Pierre Deschamps, et nous sommes certifiés RGPD pour le traitement des données. »
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